Opérations
Politiques - Contrat des candidats
Mise à jour 14 juillet 2011
A. Renseignements généraux
Le service canadien de jumelage des résidents ou the Canadian Resident Matching Service (ci-après « CaRMS ») est un programme de jumelage (« programme de jumelage ») qui fournit un système permettant le classement confidentiel des candidats à un ou plusieurs programmes de résidence de médecine de niveau postdoctoral d'une faculté de médecine canadienne (« programmes de résidence »).
Des postes de résidence peuvent être offerts aux étudiants qui sont en voie d'obtenir leur diplôme ainsi qu'à des médecins diplômés (« candidats ») qui sont inscrits avec CaRMS et qui satisfont aux exigences établies par les ordres des médecins provinciaux.
CaRMS offre un service qui facilite la transmission des candidatures à des postes de résidence et des documents justificatifs aux programmes de résidence, via Internet, aux fins du programme de jumelage.
Le présent document définit les droits et obligations des candidats et de CaRMS concernant le programme de jumelage.
En contrepartie de l'engagement et des conditions stipulés dans le présent contrat, le candidat1 et CaRMS conviennent par les présentes de ce qui suit :
B. Droits et obligations des Candidats
1. Admissibilité du Candidat
Un candidat est admissible au programme de jumelage s'il est un citoyen canadien ou un résident permanent du Canada, et:
a. est inscrit à un programme de médecine interne agréé par le Collège royal des médecins et chirurgiens du Canada (CRMCC) ou par le Accreditation Council for Graduate Medical Education (ACGME); ou
b. a réussi l'examen d'évaluation du Conseil médical du Canada (EECMC), si le Candidat a obtenu sa formation médicale de premier cycle auprès d'une faculté de médecine hors Canada et États-Unis et a une formation agréée par le CRMCC ou le ACGME; ou
c. est inscrit dans un programme de formation acceptable, agréé par le CRMCC ou le ACGME, autre que médecine interne, et présente uniquement sa demande en médecine de soins intensifs.
Bien que les candidats peuvent participer au programme de jumelage s'ils répondent aux critères d'admissibilité ci-énoncés, cela n'assure pas leur admissibilité à tous les postes de résidence qui participent au programme de jumelage.
Tout Candidat doit s'inscrire auprès du CaRMS pour l'année de jumelage en cours.
2. Inscription de couples
Deux candidats peuvent, s'ils le souhaitent, s'identifier l'un l'autre comme partenaires et soumettre une liste de classement en tant que couple. Pour de plus amples renseignements à ce sujet, visitez le http://carms.ca/fre/r4_ranking_couples_f.shtml.
3. Frais
Les frais d'inscription pour chaque candidat au jumelage des spécialités médicales sont de 161,75 $ plus taxes.
Les candidats doivent payer 26,00 $ plus taxes pour chaque programme de résidence auquel ils postulent.
Les frais sont payés conformément aux procédures d'inscription fixées par CaRMS.
Le paiement de frais s'effectue par carte de crédit par l'entremise de notre serveur de paiement en direct. S'il reste des frais non acquittés après le jumelage, les résultats du jumelage ne seront révélés qu'une fois les frais payés.
Tous les frais acquittés à CaRMS sont NON REMBOURSABLES.
4. Candidature
Le candidat doit avertir CaRMS par écrit s'il pose, dans la même année, sa candidature à tout autre programme de jumelage que le programme de jumelage de CaRMS.
Une fois déposée, une candidature ne peut être retirée qu'avec l'approbation de CaRMS. Des frais seront exigibles du candidat qui retire une candidature déjà déposée. Une fois le processus d'examen des candidatures entamé, une candidature ne peut être retirée pour être modifiée.
L'utilisation de la Plate-forme interactive du candidat (PIC) de CaRMS et du site des listes de classement doit respecter les modalités d'utilisation de CaRMS et nécessite une connexion Internet utilisant des navigateurs Web communs, comme il est expliqué dans le manuel d'aide de la PIC.
5. Échéancier et dates limites
Le candidat doit fournir tous les renseignements requis à CaRMS dans les délais fixés par le calendrier R-4 établi par CaRMS
Le candidat doit s'assurer que les documents à inclure dans son dossier électronique parviennent à CaRMS dans les délais fixés par le calendrier.
6. Intégrité et exactitude de l'information
Le candidat est responsable de fournir à CaRMS ainsi qu'aux programmes de résidence des renseignements complets et exacts. Tous les renseignements ayant trait aux études médicales antérieures, à la formation médicale postdoctorale antérieure ou à l'exercice antérieur de la médecine doivent être déclarés afin que le programme de résidence puisse procéder à une évaluation complète de la demande. CaRMS n'est pas responsable d'assurer l'exactitude des renseignements échangés entre les candidats et les programmes de résidence.
7. Consentement
Le candidat consent à la collecte, à l'utilisation et à la communication de ses renseignements personnels par le CaRMS aux fins du processus de jumelage, y compris la vérification des titres, conformément à la Politique de confidentialité de CaRMS. Le candidat accepte également que ses renseignements personnels soient divulgués aux programmes de résidence auxquels il a postulé et au bureau des études postdoctorales du programme de résidence auquel il est jumelé.
Le candidat consent également à ce que CaRMS obtienne des lettres de recommandation des personnes désignées par le candidat et à ce que les renseignements personnels au sujet du candidat dans ces lettres soient communiqués aux programmes de résidence auxquels il a postulé et que les renseignements puissent être utilisés tel que déterminé par ces programmes de résidence. Toutefois, les lettres transmises par la ou les personne(s) ayant fourni des références sont de nature confidentielle et leur contenu ne peut être divulgué au candidat.
Un candidat (1) qui est jumelé à un programme de résidence dans la province du Québec ou (2) qui est sur le point de terminer un programme de résidence dans une faculté de médecine du Québec consent à la communication de ses renseignements personnels par le CaRMS à la Conférence des recteurs et des principaux des universités du Québec (CREPUQ) afin de permettre à la CREPUQ de gérer les admissions en résidence pour la province du Québec.
8. Date limite des retraits
Un candidat qui souhaite retirer sa candidature du programme de jumelage doit le faire avant la date limite de soumission de la liste de classement.
9. Les listes de classement
Afin de pouvoir participer au programme de jumelage, les candidats doivent (a) s'inscrire auprès du CaRMS et (b) soumettre par voie électronique une liste de classement via la Plate-forme interactive du candidat (PIC) de CaRMS. À défaut de soumettre une liste de classement d'ici la date limite fixée par CaRMS selon le calendrier du jumelage des spécialités médicales,
le candidat sera automatiquement retiré du processus de jumelage et n'obtiendra pas de résultats du processus de jumelage.
Les listes de classement ne peuvent être soumises que par l'entremise de la Plate-forme interactive du candidat.
L'accès au site de jumelage se limite aux programmes de résidence, aux candidats inscrits ainsi qu'aux autres utilisateurs autorisés. Le candidat accepte de suivre les procédures fixées par CaRMS pour accéder au site de jumelage. Pour plus de certitude, la liste de classement peut être complétée sur plus d'une session et elle peut être modifiée plusieurs fois avant la date limite de soumission. On incite le candidat à terminer le processus au moins une semaine avant la date limite de soumission des listes de classement, soit avant la période de pointe d'utilisation lorsque le site de jumelage risque d'être moins accessible.
CaRMS ne fera aucune modification à une liste de classement déposée ou, si un candidat manque la date limite de soumission des listes de classement, ne soumettra aucune liste de classement au nom du candidat.
Le candidat accepte que sa liste de classement, énonçant sa liste de préférences parmi les programmes de résidence, constitue le seul élément déterminant de l'ordre de préférence pour le jumelage aux programmes de résidence auxquels il a postulé.
10. Conditions quant au permis d'exercice
Un candidat jumelé doit satisfaire tous les critères requis afin d'obtenir un permis d'exercice de l'ordre des médecins de la province où il a été jumelé avant le 1er juillet de l'année à laquelle commence la résidence. Dans le cas où le candidat ne peut satisfaire à cette exigence avant le début du programme de résidence, il sera automatiquement libéré du programme de résidence, et le contrat de jumelage sera annulé.
11. Les tours du jumelage
Un candidat inscrit au programme de jumelage qui n'est pas jumelé au premier tour sera automatiquement inscrit au deuxième tour du processus de jumelage. Des frais additionnels pourraient être exigibles des programmes. Tout renseignement concernant les postes de résidence vacants à la suite du premier tour du processus de jumelage est strictement confidentiel et ne peut être divulgué à quiconque ne participant pas au processus de jumelage.
Le candidat jumelé au cours du premier tour du processus de jumelage ne peut participer ni s'inscrire au deuxième tour du processus de jumelage. Si, pour une raison quelconque, le candidat est libéré d'un contrat au cours du premier tour du processus de jumelage, le candidat n'a pas le droit de s'inscrire au deuxième tour du processus de jumelage.
Le candidat convient qu'il ne peut modifier ou retirer les résultats de l'examen d'évaluation du Conseil médical du Canada.
12. Engagement à la suite du jumelage
En inscrivant le nom d'un programme de résidence dans la liste de classement soumise à CaRMS, le candidat s'engage à accepter l'offre de ce programme de résidence si un jumelage en découle. Chaque offre est assujettie aux politiques officielles de l'établissement de nomination en vigueur à la date à laquelle le programme dépose sa liste de classement, et à la condition que le candidat jumelé satisfasse aux exigences d'admissibilité imposées par ces politiques. Tout non-respect de cet engagement par le candidat constituera une violation au présent contrat et pourrait entraîner des pénalités comme il est stipulé aux articles 20 et 21 des présentes.
À leur discrétion, le programme de résidence participant et l'établissement peuvent libérer un candidat de ses responsabilités contractuelles s'ils estiment que le candidat en subirait autrement un préjudice grave. Si tel est le cas, CaRMS doit recevoir une lettre à l'appui du directeur de programme actuel du candidat, reconnaissant et décrivant ce préjudice.
Le candidat doit pouvoir commencer sa formation auprès du programme de résidence auquel il été jumelé au plus tard le 1er juillet de l'année où commence la résidence, à moins que :
Le candidat ait clairement indiqué sur son formulaire de candidature une date représentant le plus tôt qu'il peut commencer sa formation dans un programme de résidence. Il revient au programme et/ou au bureau des études postdoctorales de la faculté de médecine en question de décider de l'admissibilité du candidat.
13. Restriction sur la persuasion
Un candidat et un programme de résidence sont en droit d'exprimer leur intérêt réciproque, mais ne devraient en aucune manière faire de déclarations laissant croire à un engagement l'un envers l'autre.
Les activités suivantes seront considérées comme des violations du présent contrat et sujettes aux pénalités mentionnées aux articles 20 et 21 :
a. Un candidat qui s'engage contractuellement, de façon verbale ou par écrit, relativement à un poste de résidence avant la fin du processus de jumelage; et
b. Un candidat qui exige une réponse du programme de résidence au sujet de son classement.
C. Droits et obligations de CaRMS
14. Vérification des titres
CaRMS se réserve le droit de vérifier les titres de tous les candidats. Les candidats consentent et autorisent CaRMS à communiquer avec les facultés de médecine et autres institutions médicales pertinentes relativement au processus de vérification.
Tout processus de vérification doit être terminé avant la date limite de la liste de classement, faute de quoi le candidat ne sera pas autorisé à participer au jumelage.
CaRMS avisera tous les candidats dont les titres ne peuvent pas être vérifiés ou lorsqu'il y a des motifs raisonnables et probables de croire que les titres fournis par le candidat ne sont pas authentiques ou ont été falsifiés. Le candidat aura l'occasion de prouver ses titres. Le candidat sera immédiatement retiré du programme de jumelage, sous réserve de l'achèvement des procédures d'enquête et de la résolution/décision finale du Comité d'examens des infractions du CaRMS quant à la vérification des titres.
Les candidats dont les titres n'ont pu être vérifiés ne seront pas autorisés à participer au jumelage ou à s'inscrire aux processus de jumelage futurs. Le Comité d'examens des infractions, dont les membres sont nommés par le conseil de CaRMS, procédera conformément à ce qui est prévu dans la Politique relative aux documents falsifiés et fera rapport au conseil de CaRMS. Les candidats peuvent faire appel de la résolution/décision finale du Comité d'examens des infractions de CaRMS, tel que nommé par le Conseil d'administration de CaRMS. La décision du Conseil d'administration de CaRMS sera finale.
15. Listes de classement
CaRMS considérera les listes de classement comme des renseignements confidentiels. CaRMS ne communiquera ni ne divulguera ces renseignements de quelconque façon qui permettrait l'identification d'un programme de résidence ou d'un candidat.
16. Calendrier
Un calendrier du jumelage des spécialités médicales est publié à chaque année par CaRMS et est incorporé au présent contrat par renvoi.
17. Disponibilité du site de jumelage
CaRMS NE GARANTIT PAS LA DISPONIBILITÉ DE LA PLATE-FORME INTERACTIVE DU CANDIDAT EN TOUT TEMPS. CaRMS NE MODIFIERA AUCUNEMENT LES CANDIDATURES ÉLECTRONIQUES OU LES LISTES DE CLASSEMENT SOUMISES OU ENCORE LES DOCUMENTS SOUMIS, DES CANDIDATS QUI NE RESPECTERONT PAS L'ÉCHÉANCIER EN RAISON DE DIFFICULTÉS D'ACCÈS À LA PLATE-FORME.
18. Documents du dossier de candidature
CaRMS peut accepter des documents de candidats par la poste ou par voie électronique en pièces jointes conformément aux instructions contenues dans la Plate-forme interactive des candidats (p. ex. photos du candidat et lettres de recommandations en format électronique). Les documents doivent être accompagnés d'une page de présentation, y compris le numéro d'identification approprié des documents. CaRMS se réserve le droit de retourner au candidat tout document qui n'est pas conforme aux critères de CaRMS par messager ou par poste prioritaire. Des frais seront exigibles du candidat pour le recouvrement des frais d'administration et d'expédition. Qui plus est, CaRMS ne sera pas responsable des échéanciers manqués en raison de documents ayant dû être retournés. Les administrateurs des programmes de résidence auxquels le candidat aura postulé recevront un avis de documents additionnels reçus et numérisés par balayage après l'ouverture de la Plate-forme Interactive des Programmes (PIP). CaRMS ne peut garantir que tous les documents ou autres renseignements additionnels ajoutés aux dossiers électroniques après la date d'ouverture de la PIP seront pris en considération par les programmes.
Toutes les lettres de recommandation reçues par CaRMS pour être jointes au dossier électronique sont considérées comme confidentielles et ne seront, sous aucun prétexte, remises au candidat. CaRMS se réserve le droit de permettre aux répondants de refuser de soumettre les lettres de recommandation en ligne et, par conséquent, ne sera pas responsable des échéanciers manqués.
Toutes les lettres de recommandation reçues par le CaRMS et à être jointes aux dossiers électroniques sont des documents confidentiels et, sans exception, ne seront pas divulguées aux candidats.
La fiche de rendement académique de la faculté de médecine doit être fournie par le bureau des études de premier cycle du candidat, ou une copie notariée peut être soumise.
CaRMS n'enverra le dossier électronique et les renseignements personnels du candidat qu'aux programmes de résidence désignés par le candidat.
19. Résultats du processus de jumelage
CaRMS rendra disponibles les résultats du processus de jumelage des candidats ainsi que leurs coordonnées, sur le site de jumelage, au moment prévu par CaRMS dans le calendrier du jumelage des spécialités médicales.
Les résultats du processus de jumelage de chaque candidat seront envoyés :
a. au programme de résidence auquel le candidat est jumelé;
b. au bureau des études postdoctorales du programme de résidence auquel il a été jumelé;
c. au bureau des études postdoctorales actuel auquel le candidat est présentement en cours de formation dans une université canadienne; et
d. à d'autres parties, lorsque l'autorisation explicite du candidat aura été donnée.
20. Retraits du processus de jumelage par CaRMS
CaRMS peut retirer du processus de jumelage tout candidat qui cadrera dans au moins une des catégories suivantes :
a. Un candidat dont les titres ou autres documents à l'appui ne peuvent être vérifiés par CaRMS ou lorsqu'il y a des motifs raisonnables et probables de croire que ces titres ou documents à l'appui ne sont pas authentiques ou que le candidat a soumis des documents falsifiés;
b. Un candidat qui est inscrit à un autre jumelage et qui a omis d'aviser CaRMS avant la date limite de la liste de classement et/ou qui a été jumelé à tout autre poste de résidence date limite de la liste de classement de CaRMS;
c. Un candidat qui ne s'est pas acquitté des frais de CaRMS; ou
d. Un candidat au sujet duquel CaRMS a des motifs raisonnables de croire qu'il aurait violé les modalités du présent contrat.
21. Violations du contrat de jumelage
CaRMS maintient un niveau professionnel des plus élevés dans la gestion du programme de jumelage et dans ses rapports avec tout participant : candidats, directeurs de programmes, employés des établissements et doyens. CaRMS s'attend à ce que tous les participants du programme de jumelage se comportent de façon morale et responsable du point de vue professionnel et respectent le droit des candidats de se renseigner librement des divers choix de programmes avant de soumettre leur liste de classement finale.
CaRMS conservera et mettra à la disposition des candidats et des programmes de résidence les politiques et procédures de dénonciation et d'enquêtes relatives aux violations des Conventions de CaRMS (« Politique relative aux violations du processus de jumelage et Politique relative aux documents falsifiés »), incorporées par renvoi au présent contrat.
La Politique relative aux violations du processus de jumelage dictera la façon dont CaRMS traitera des violations du processus de jumelage et celle-ci est incorporée par renvoi au présent contrat et en fait partie intégrante.
Lorsque CaRMS a des motifs raisonnables de croire qu'un candidat ou un programme de résidence a violé les modalités du présent contrat, CaRMS est autorisé à prendre les mesures qui s'imposent, notamment retirer le candidat ou le programme de résidence du processus de jumelage et dénoncer la violation par le candidat ou le programme selon les procédures décrites dans la Politique relative aux violations du processus de jumelage et dans la Politique relative aux documents falsifiés.
CaRMS fera enquête de toute violation alléguée du présent contrat, notamment :
a. les anomalies affectant les titres et autres documents à l'appui;
b. les tentatives visant à vicier le processus de jumelage en soi;
c. le défaut de faire une offre ou d'accepter une nomination conformément aux résultats d'un processus de jumelage, et;
d. tout autre comportement ou toute autre activité irrégulier touchant à l'inscription, à la soumission ou à la modification d'une liste de classement, et/ou à l'engagement du candidat ou du programme de résidence à respecter le résultat du processus de jumelage.
D. Généralités
22.
Loi applicable
Le présent contrat sera interprété et exécuté conformément aux lois de la Province de l'Ontario et aux lois fédérales du Canada applicables à cet égard.
23. Totalité du contrat
Le présent contrat, accompagnée des autres documents à être livrés en vertu des présentes, constituent la totalité du contrat entre CaRMS et le candidat, relativement au candidat et au programme de jumelage.
24. Divisibilité
Advenant qu'une disposition du présent contrat soit déclarée nulle, illégale ou non exécutoire auprès de quelque instance, ladite disposition sera disjointe du contrat, et les autres dispositions demeureront en vigueur et prendront effet.
1 L'emploi du masculin dans le présent texte désigne, lorsque le contexte s'y prête, aussi bien les femmes que les hommes.
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